Toplantı kavramı, her ne kadar fazla resmi ya da gergin bir ifadeyi hatırlatsa da, karar alıcılar açısından oldukça hayati bir olayı temsil eder. Her işletmenin ya da topluluğun idaresinin başarılı bir şekilde gerçekleşmesi için, o topluluk ya da işletmeye hükmeden karar alıcıların bir araya gelerek fikirlerini tartışması elzemdir. Bu sayede alınacak sağlıklı kararlar, o işletmeyi iyi noktalara götürecektir.

Üniversitelerdeki bir öğrenci topluluğun dahi, idaresi ile ilgilenen yönetim kurulları bulunmaktadır. Bu kurullar, belli periyodlarda ya da olağanüstü hallerde bir araya gelerek yapılacak işleri konuşurlar. Bu tip toplantılarda farklı fikirler masaya yatırılır, karşılığında düşünceler açıklanır ve yapılabilecek en uygun davranışlar topluluk adına tespit edilerek uygulamaya geçilir. Tıpkı bu basit örnekte olduğu gibi, büyük şirketleri, KOBİ'leri, holdingleri yönetebilmek için de, çeşitli mercilerde toplantıların yapılması şarttır.

Örneğin, bir tekstil fabrikasında, genel müdürün önderliğinde başlatılan toplantıya, toplantı konusuna göre uygun çalışanlar ve beyaz yakalı personeller ile idareciler katılırlar. İşletmenin alacağı pozisyonlardan, üretimin devamında yaşanabilecek aksaklıklara kadar neredeyse tüm kritik konular, bu tip toplantılarda görüşülmektedir. Amaç, hatasız ya da en az hata ile kuruluşun idaresini sağlayabilmektir. Kullanılan bilgisayar programlarının ne kadar etkin olduğu, üretim teknikleri hakkında yapılan istişareler, çeşitli departmanların verimlilik analizleri hakkında yapılan beyin fırtınaları gibi tüm düşünsel faaliyetler, bu tip toplantıların içinde gerçekleşmektedir.

İşletmelerdeki toplantı kültürü, ne kadar ciddi bir boyutta ise, işletme o kadar ciddi işler yapar. Eğer bu kültür oturmamış, toplantıya iştirak edenler laçka ve gayri ciddi hareketler içindeyse, en önemlisi de bu tip toplantılar zaman kaybı niteliğinde ise, o işletmede sağlıklı kararların alınması zorlaşır. Halbuki, hızlı, etkili ve ciddi toplantılar, alınacak pek çok kararın zeminini sağlamlaştırmaktadır.

İşletmeler ve fabrikalar açısından, en sık gerçekleştirilen ve yüksek katılımlı olması gereken toplantı çeşidi, üretim toplantılarıdır. Bu tip toplantıları, ilgili insan sayısı fazla olduğu için takip etmesi gereken çalışan sayısı fazladır. Gerektiğinde ustalardan fikirler alınması, mühendislerin ve diğer ofis çalışanlarının düşünceleri ve en nihayetinde yönetim kurulu başkanının alacağı kararlarla, kritik hamleler daha özgüven içinde yapılabilmektedir.

Başarıya ulaşmış ve hedeflerini sürekli olarak tutturmuş tüm büyük şirketlerde, gerek departmanların kendi içinde, gerekse genel anlamda yapılan tüm toplantılar, şirketin amacını ve birbirleri ile toplanma gayesini bilen insanlar tarafından gerçekleştirilmektedir. Bu durum sürekliliğe de bağlanarak, hem kurum kültürüne, hem de çalışanların kişisel gelişimine büyük katkı sağlanmaktadır.  Her işte olduğu gibi, işletmelerin yapılarında da farklı fikirler illa ki olacaktır. Çarpışan ve bu şekilde fikir sentezleyen beyinler, bağlı olunan kuruluşun daha etkili ve daha büyük adımlar atabilmesinde büyük etkendirler. Farklı fikirlerin olması, bu fikirlerin tartışılması kesinlikle kötü değil; bilakis oldukça önemli ve olması gerekendir.

Toplantılar laf olsun diye yapılmazlar. Toplantıya katılacak olan tüm iştirakçiler, toplantı amacını ve ellerindeki doneleri çok iyi bilmelidirler. Uygun zamanda ve gereksiz uzatmalar olmadan, kuruma ve çalışanlarına fayda sağlayacak şekilde gerçekleştirilecek her toplantı, mutlaka başarıya ulaşacaktır. Bu başarılar da, bu tip etkinlik ve toplantıların şirket kültürünü oluşturacaktır. Şirketlerdeki toplantı kültürü, bu sayılan nedenlerden ötürü oldukça kilit bir noktayı teşkil etmektedir.