İster küçük bir ofis, ister büyük bir fabrika olsun; kar maksimizasyonu (en büyüklemesi) sağlamak istenen her yerde, bir düzen ve tertibin olması şarttır. Endüstrilerde kullanılan barkodlama, aktif raf kullanımı gibi 5S tabanlı yöntemler, aranan materyalin hemen bulunması, ya da üretimde kullanılacak ham maddenin anında üretim hattına alınması ile doğrudan ilgilidir.

İş dünyasında düzen ve tertipten bahsederken, 5S tekniğinden de dem vurmak gerekir. 5S tekniği, 5 ana adımdan oluşan, gayesi "çalışma ortamının organizasyonunu sağlayabilmek ve israflardan kaçınma konusunda yardımcı olabilmek" olan, oldukça basit bir yöntemdir. Bütün yeniden yapılandırma çalışmalarının ve yalınlaştırma projelerinin temelinde, söz konusu 5S tekniği yatmaktadır. Farklı bir tanımla 5S, kaliteli çalışma ortamı yaratabilmek ve bu ortamdaki düzenin sürekliliğini sağlayabilmek için kullanılan yöntemdir.

5S, orijinali japonca olan 5 ana adımdan oluşur. Bu adımlar;

- Seiri (Sınıflandır)

- Seiton (Sırala / Düzenle)

- Seiso (Sil / Temizle)

- Seiketsu (Standartlaştır)

- Shitsuke (Sahiplen / Sistemi Koru)

Bu teknik ve bağlı olan adımlar, üretim bölümünde ya da ofis ve depo gibi daha düzenli durması gereken tüm alanlarda uygulanabilir haldedir. Örneğin, bir stok alanında, bu teknik yardımıyla hem düzen sağlanır, hem vakitten kazanç elde edilir, hem de ekstra harcamalar ve israflar önlendiği için genel karlılık oranları artırılır. Çünkü, tüm bu anlatılan pozitif geri dönümler, aslında çok bilinen kargaşalıkların çözülmesi ile elde edilir ve temel olarak, düzensizliğin içinde elde var olanın bilinememesi ve bilinse de ulaşılamaması sorunlarının yaşanması gibi durumların ortadan kaldırılmasıyla mümkün olabilmektedir.

İşletmelerin temel sorunlarından biri, kullanılan binlerce çeşit aksesuarın, stok adedinin tam olarak bilinememesidir. Her kullanım sonrası yeniden sayımın mümkün olmadığı düşünüldüğünde, ilgili departman kendini riske atmayarak aslında elinde var olan aksesuardan tekrar sipariş verir. Gelen aksesuarlardan ihtiyaç olan kadarı kullanıldıktan sonra, belli bir adet takibi ve düzeni olmaması sebebiyle, aynı işlemler bir döngü şeklinde devam eder. Sonuç olarak, belki de ilerleyen dönemde yaşanacak bir sipariş değişiminin ardından, elde kalan binlerce fazla aksesuar çöpe atılmak zorunda kalınır. Bu da, işletmeyi, aslında çok kolay önlenebilecek bir israftan dolayı zarar ettirir.

5S tekniği, sanki aynı kendi odanızı toparlar gibi, işletmelerde de kolayca uygulanabilir. Örneğin, odanızdaki gömlekleri askılara asıp dolaba yerleştirmenize benzer şekilde, deponuzdaki aynı ürünleri de tek bir rafta toplayabilirsiniz. Nasıl ki pantolonlarınız ile şortlarınızı üst üste değil de farklı farklı yerlerde istiflemekteyseniz, ofisinizdeki A4 kağıtlar ile A3 kağıtları da fraklı kap ve raflarda muhafaza edebilirsiniz. İlk başta yapacağınız sınıflandırma, bu adımı takip eden düzenleme işlemleri ve ardından yapılacak uygun bir temizlik işlemi, aslında 5S tekniğinin en kolay adımlarıdır. Zor olan kısım ise, biraz da çalılşanların zihniyeti ve yeni sisteme olan muhtemel dirençleri nedeniyle, aşılamak istediğiniz standartlaştırma ve sistemi koruma adımlarıdır.

Bir çok firma, son 2 adımı sürekli hale getirememekte, böylece 5S tekniği yarıda kalmaktadır. İlk yapılan temizlik ve düzen işlemleri, yönetici ve çalışanlara bir hevesle nüfus etse de, takip eden günlerde ve yahut haftalarda, motivasyonun kaybolması ve hevesin geçmesi sonrası, karışıklıklar baş göstermektedir.

Halbuki, rekabet anlamında oldukça sıkı bir pazarın içinde yer alan firmaların, kar edebilmeleri açısından iki kritik anlayışı olan zaman ve para kavramları, çoğu zaman düzen ve tertip ile doğrudan ilgilidir. Sahip olduğu ham maddeyi ay da kullandığı materyali bilen bir departman, bu materyale ulaşma ve tam zamanında bu materyali işleme alma konusunda sıkıntı yaşamayacağı için, rakiplerinin önünde yarışa başlayacaktır. Aynı zamanda, yine bu disiplin ile tekrar tekrar elindeki materyalden sipariş geçmeyecek, siparişin termini için zaman kaybetmeyecek, fazladan ödeme yapmamış olacak ve firmanın dinamizmini de farkında olmadan artıracaktır.

Özet olarak, 5S tekniğinin işletmeye kazandırdıklarını maddeler halinde yazmak istersek;

- İsraf görünür hale geleceği için yok edilmesi kolaylaşacaktır.

- Her türlü yarı mamul, ham madde, gerekli aksesuar ve ekipman üzerinde, kişilerin kontrolü artacaktır.

- Beyaz ya da mavi yakalı ayrımı olmaksızın, işletmede herkesin çalışmaya katılması nedeniyle, moral ve motivasyon yüksek olacaktır.

- Gereksiz siparişler geçilmeyecek ve böylece ekstar ödemeler yapılmayacaktır.

- Temiz ve düzenli ortam nedeniyle toz vb. zararlı maddeler ortadan kalkacağı için çalışanlar daha sağlıklı bir ortamda bulunmuş olacaktır.

- Barkodlama, etiket uygulaması gibi dinamik yöntemlere zemin hazırlanmış olacağı için, kurumsallaşma ve firmanın büyümesi anlamında gereken adımlar atılmış olacaktır.

- Üretim alanındaki ayarlama (set up) süreleri kısalacaktır.

- Kalite değerleri artacaktır.

- Çalışma alanı tertipli olduğu için iş güvenliğine katkı sağlanacaktır.