ERP kısaltımı, İngilizce olan "“Enterprise Resource Planning”" kavramından gelmektedir. Türkçe' ’ye çevrilmesi ise “"Kurumsal Kaynak Planlama”" şeklinde gerçekleşmektedir.

Peki, nedir bu Kurumsal Kaynak Planlama kavramı?

Geliştirilen ERP yazılımları bir işletmedeki satış, planlama, stok, aksesuar, sipariş, yan sanayi, personel gibi her fonksiyonu içine alan entegre bilgi sistemlerini ifade etmektedir. Bu bilgi sistemlerinin önemini anlamak için alternatif sistemler düşünülmelidir.  Örneğin, bir tekstil işletmesinde, personel bilgileri bir programda, satış verileri ayrı bir programda, üretim planlama bilgileri bambaşka bir programda bulunmaktadır. Bu programlar, birbirlerinden farklı yapıda yazılımlar oldukları için, sistemin tümü bütünleşik değildir. “Türünün en iyisi” olarak adlandırılan bu yaklaşım, her ne kadar alanındaki en iyi program ve yazılımların kullanılmasını ifade ediyor olsa da departmanların ayrı şekilde bulunuyor olması, bilgi sistemin entegreliğini zorunlu kılmaktadır.

Elbette ki, her sistemin olduğu gibi bu iki sistemin de birbirlerine göre artı ve eksi yönleri bulunmaktadır. Farklı programların kullanılması, piyasadaki rekabet koşulları da düşünüldüğünde, en iyinin uygun fiyata temin edilmesi anlamına gelse de, aynı bilginin farklı yazılımlara farklı şekilde işlenmesi ve veri raporlarının çoğu zaman birbirlerini tutması gibi kötü durumlar da meydana gelebilmektedir.

ERP programlarının işleyişi, normal bir üretim hattının en başından en sonuna kat ettiği yol gibidir. Nasıl ki ham madde tedariğinden itibaren gerekli malzemeler fabrikaya giriyor, zorunlu işlemlerden geçiyor, hazır hale getirilip müşteriye gönderiliyor ise ERP mantığında da tüm bu adımlar sırasıyla sisteme girilmektedir. Sistemin bütünüyle birleşik oluşu, en baştan en sona kadar belli bir sıranın takip edilmesi gibi yönler, bu tür sistemlerin en büyük avantajlarıdır. Çalışma düzeni, kendi iç dinamikleri ile beraber bir düzen ve disiplin ile var olmaktadır.

Kurumsal kaynak planlama olayını gerçekleştiren ERP yazılımları, serbest piyasada oldukça pahalı uygulamalardır. Dezavantaj olarak sayılabilecek olan bu yönü, patronların bu tür programlara ulaşmasının önündeki en büyük engellerden biridir. Aynı zamanda bu tür programlar özelinde yetişmiş eleman azlığı, gerektiğinde istihdam edilecek deneyimli kullanıcıların bulunamıyor oluşu diğer eksi yönleri oluşturmaktadır. Ayrıca bir ERP yazılımının mevcut sistemlere entegrasyonu, başlangıç aşamasında oldukça zor ve meşakkatlidir.

Yukarıda bahsedilen iki tip veri takibi ve bilgi paylaşımının yanı sıra firmalar, bu uygulamaları hibrit yöntemlerle de gerçekleştirebilmektedirler.  Örneğin, yazılımı kurulan ERP programına dahil edilmek istenmeyen finansal veriler, ayrı bir yazılım ile kayıt altına alınabilir ve bu program üzerinden tüm finansal işlemler ayrı olarak yürütülebilir. Final bölümünde ya da aylık veya yıllık raporlarda gözlemlenmek istenen veriler, hem ERP yazılımından hem de finans adına kullanılan bağımsız yazılımdan raporlar alınarak birleştirilebilmektedir.